Dossier de prensa para la empresa

Trucos para un buen dossier de prensa y archivo de información en las empresas

Probablemente muchas empresas siguen generando fotocopias y haciendo un dossier de prensa con noticias interesantes que se publican y que afectan a la empresa en los medios escritos en papel de mayor difusión. Un forma de ahorrar dinero es escanear este tipo de noticias en las ediciones de papel y dejarlas en una Intranet de la empresa con acceso a todo el personal de la empresa que se decida deba estar informado. Se ahorra al menos el dinero de las fotocopias.

Aunque casi todas las empresas grandes tienen un dossier que recoge información de ellas o similar en los grandes medios de información, esto puede que no sea suficiente. Las noticias en Internet abarcan numerosísimos medios influyentes (confidenciales, diarios online, blogs, publicaciones en español en multitud de países, etc. etc.). Hay que hacer un seguimiento de las noticias de estos medios que, quizás no son tan influyentes, pero que a veces te proporcionan una información anticipada o privilegiada para hacer política de empresa y tomar decisiones.

Las alertas de Google para los nuevos dossier de prensa de empresa

Las alertas de Google se han convertido en una herramienta poderosísima para las secretarias eficientes en una empresa.

Impresionar a un jefe no muy puesto en Internet es fácil con sólo cuatro pasos que una secretaria puede dar fácilmente.

• Uno: Suscribirse a Alertas de noticias Google en su correo electrónico (aconsajable suscribirse a noticias que contengan “el nombre de la empresa” “la rama de la empresa” (ej. “chapados de madera”), o el sector (muebles). Hay que ser hábiles en la suscripciones de las Alertas. A veces es tan interesante suscribirse al nombre de la propia empresa como al nombre de las empresas de la competencia (lo que ayuda a hacer un seguimiento de las actividades e iniciativas de la competencia). Google hace “cacheado” diariamente de miles de fuentes noticias que se publican identificando aquellas que contienen los términos de la Alerta suscritos por los usuarios, enviándonos gratis por correo tales noticias seleccionadas cada día.
• Dos: Dossier de presa diario de la empresa. Una vez recibidas las noticias en nuestro correo, comprobamos su relevancia, las imprimimos y se las ponemos en un dossier al “jefe”.
• Tres. Guardar – Archivar las noticias. Si la empresa tiene una Intranet y la administramos, podemos enriquecerla con todas las noticias que aportamos vía las alertas de Google procedentes de miles de medios en todo el mundo. Si la empresa no tienen Intranet, ni base de datos para las noticias, podemos sencillamente diseñar un sencillo archivo por temas y fechas o fechas y temas (según convenga). Incluso puede ser sólo un índice con unas carpetas cronológicas. Recordamos que como herramientas como Google Desktop podremos buscar todas las noticias que tengamos archivadas en nuestro ordenador. ¿Cómo archivarlas? Pues como muchas fuentes son efímeras (los medios no las guardan pasado un tiempo) podemos desde copiar y pegar la información como imagen o como texto, según convenga a los usos de la empresa.
• Cuatro: saber explotar la información oportunamente en la empresa. Al cabo de un año, si la empresa va celebrar una reunión importante (ej. un consejo de administración) se puede seleccionar e imprimir un dossier de noticias relevantes sobre la empresa, el sector, la actividad o las empresas de la competencia...También se puede recuperar una noticia importante para presentar un informe, elaborar un discurso, etc. Preparar cada momento de la agenda del jefe: la reunión con un proveedor, uno de los grandes clientes, etc., puede requerir antes de la entrevista “refrescar con información de los últimos meses” sobre el tema. El dossier, la información en el momento oportuno puede convertirse en una arma muy poderosa, algo a lo que puede contribuir la secretaria perfecta.
  

Bases de datos, intranets...

Si la información crece, la empresa es importante, etc, la empresa hará bien en gastar dinero en una buena base de datos, una intranet y un sistema más formal de para buscar y acceder a la información.

Pero unos primeros pasos con "trucos y herramientas caseras" pueden servir para lo más importante: iniciar al personal y a los directivos de la empresa en la cultura de utilizar y explotar la información relevante para la empresa en su toma de decisiones y sus estrategias de empresa.

Por último, si las alertas de Google se te quedan cortas... Aquí tienes hasta 26 herramientas gratis para completar un buen dossier de prensa de cualquier tema del que desees hacer un buen seguimiento: 26 Free Tools for Buzz Monitoring.

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