La secretaria perfecta
La secretaria mejor, la más eficiente, la secretaria perfecta. El sueño ideal de una empresa, de todos los directivos de empresa. Pero ¿cómo lograr ser la secretaria perfecta? ¿hay cursos secretarias perfectas? ¿se aprende o se nace? ¿hace un jefe perfecto una secretaria eficiente o es una secretaria eficiente la que hace el jefe perfecto? Nuestra respuesta es que "es cosa de dos".Una buena secretaria no es sólo aquella que sabe idiomas, atiende perfectamente el teléfono y las visitas, escribe cartas y cosas por el estilo... es algo más.
Las empresas grandes han optado por hacer pool de secretarias con servicios colectivos al que recurren una sección de directivos u otros componentes de la división, departamento, etc. Y es que los portátiles, las agendas electrónicas y de bolsillo, el correo electrónico, etc., han hecho que algunas de las funciones de las secretarias convencionales sean sustituibles...
¿Aún quedan cosas insustituibles? Algunos altos directivos saben que sí. Una buena secretaria de alta dirección puede hacer bueno hasta al mismísimo Presidente de la empresa. Damos algunos consejos.
Consejos para tener una buena secretaria
1. El perfil de la secretaria perfecta. Por supuesto ponga aquello que todas las empresas de recursos humanos y de selección de personal saben de memoria: idiomas, ofimática, relaciones humanas y públicas, protocolo, etc. etc. Pero la secretaria perfecta es algo más y en esto vamos a centrarnos.
2. Secretaria = confianza. Una buena secretaria debe ser acreedora de la máxima confianza. Su formación, solidez, discrección carácter, personalidad... es clave para que exista una relación de confianza absoluta y sea copartícipe de las fortalezas y debilidades de la empresa. Su compromiso, fidelidad e identificación con la empresa y las personas que la dirigen debe ser total. Si se consigue la empatía y confianza total entre el jef@ y secretari@, se está dando un paso de gigantes en multitud de facetas.
3. El tiempo es un recurso muy valioso: el arte de vivir la agenda. Para un alto directivo /a el tiempo es su recurso más escaso y valioso. Poder atender a los máximos temas posibles y hacerlo sin estrés y en "buena forma" es fundamental el apoyo de una secretaria intuitiva e inteligente. Hacer ganar tiempo a un alto directivo es un arte y requiere una atención permanente y total. Es preparar a tiempo toda la documentación para una reunión. Es la habilidad para cortar una visita que se prolonga excesivamente; es dar la excusa perfecta para llegar media hora más tarde a un próxima reunión; es alquilar un servicio de habitación durante dos horas para poder ducharse tras un viaje de diez horas y llegar en perfectas condiciones a una reunión importante... Es dar la excusa perfecta por teléfono y que el jefe no quede mal. Es saber lo que el jefe necesita, piensa y anticiparse a dárselo con la seguridad de no equivocarse. Es saber cuando tiene sed, o es mandar la nota de agradecimiento usual. Es vivir el día intentando cuidar cada minuto del jefe, es ayudarle a cumplir la agenda sin estrés y manejando los imprevistos. Al respecto leer Cómo reducir el estrés en el trabajo (la secretaria puede ayudar mucho).
4. La secretaria como gestora. Una de las secretarias de alta dirección que tuve a suerte de conocer cada vez que cogía el teléfono transmitía la importancia de la empresa y de su máximo representante, con tal maestría que se convertía en un factor de imagen, invaluable para la empresa. En otro orden de cosas, gestionaba hábilmente en un vuelo de largo recorrido un upgrade a firts class. Se preocupaba de hacer llegar tres propuestas diferentes para una cena especial en Nueva York y la reserva en la mesa más especial. Se aseguraba de un trato personalizado en el Hotel y de que los detalles estuvieran impecables en el business center. Conseguía acelerar una entrega, gestionaba una mejora de cualquier tipo. ¿Cuánto vale una secretaria así?
5. Hacer valer la autoridad de su jefe. Me comentaba uno de los más altos directivos de América que su secretaria era la garantia de la ejecución de cualquier reunión en la que se tomaban decisiones. Su seguimiento temporal y la eficiencia con la que lo hacía era impresionante: buenas formas, notas recordatorias espaciadas, llamada 24 horas antes de la fecha... En resumen, era imposible que alguien que en una reunión se había comprometido con el jefe a hacer algo a una fecha fija no lo tuviera hecho y terminado en tiempo y forma. De esta manera, la mente del jefe podía descansar y ocuparse de cosas nuevas, sabiendo que su secretaria hacía un seguimiento y el pressing perfecto para que se ejecutaran los temas tratados y acordados. La productividad del jefe era espectacular...
6. Saber estar: la imagen. Un CEO amigo me confesaba que su secretaria conseguía que en el entorno de su oficina se respirara un aire positivo por todos los costados. Salía a recibir a las visitas al ascensor con una encantadora sonrisa, saludando con énfasis ¡muy bienvenido Sr. Tal, el CEO le está esperando. Hacía sentirse importante al que llamaba preguntando al teléfono por el jefe, aunque no le pasara. Su cordialidad, discrección, forma de vestir, elegancia, la convertía en la señora de la empresa. Respetada y considerada un baluarte absolutamente necesario, para crear un magnífico clima de confianza. Contestaba a cualquier reto con una afirmación, con la necesaria diligencia, con estilo, transmitía la imagen perfecta. Cuando no estaba ella, se echaba de menos hasta su perfume.
7. Aprender, cursos especializados. Una buena secretaria necesita aprender tanto como el jefe. Debe ponerse al día de todo lo que es importante en la empresa. Debe familiarizarse de cosas nuevas, aunque sean complejas llámese nanotecnología, biotecnología o terminología financiera especializada. Debe formarse continuamente, hacer cursos especializados y lo debe hacer en horarios extras, sin que afecte al normal desarrollo de cada día.
¿Qué debe hacer una buena secretaria? Tus comentarios, recursos, trucos, ideas, consejos son muy bienvenidos. Participa en nuestros comentarios al blog.
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Etiquetas: recursos-humanos
17 Comments:
Yo he sido secretaria de alta dirección durante algunos años, con dos altos directivos muy diferentes. Ahora estoy en fase de "vacaciones voluntarias" por maternidad. Creo que lo de "es cosa de dos" es importantísimo. Yo estoy de acuerdo con lo que se le puede exigir a una buena secretaria, pero si el jefe no funciona correctamente no se le sacará partido... La diferencia de mi rendimiento con dos personas diferentes fue abismal en un caso y en otro...
Es cierto que yo me gano mi sueldo ahorrandole tiempo a mi jefe. Algunas gestiones mias le suponen ganar muchas horas. Adelantar o retrasar un simple cita, por no hablar de encajar horarios de vuelos con entrevistas de trabajo. Incluso en el despacho, hay veces que hábilmente le hago ver a la persona que entra en el despacho el gradísimo favor que le haría el jefe si pudiera acortar diez minutos la entrevista, otras veces el tema lo resuelvo yo, tras una breve consulta y haciendo una llamada que tendría que hacer él. Yo calculo que multiplico los días x 2. Sin embargo, de lo que no estoy tan segura es si mi jefe me paga x2. :) Raquel
me gusto este blog...
yo tengo 16 años y estoy estudiando para ser una secretaria tecnica.Me queda solo 1 año,quizas despues estudio secretariado bilingue, ya que me gusta el idioma ingles........
todo esto me sirve para perfeccionarme y llegar a ser la secre ideal...
Bueno eso seria sigue asi
pronto hare mi blog para que lo puedas ver y comentar
adios...
Mariela muchas gracias. Esperamos pronto tu blog y que seas la secretaria perfecta. Saludos
La secretaria perfecta es como la esposa perfecta, y como cualquier matrimonio es de a dos.
En mi caso la empatía con mi jefe se notó desde el momento de la entrevista, como un flechazo, siempre hablando en términos laborales por supuesto. Y es empatía, confianza, la misma línea de pensamiento, valores humanos, etc. son los que hacen que pueda saber lo que quiere porque es lo que yo esperaría.
Saludos
MKB
Hola a todos,
Puedes tener las cualidades que quieras como secretaria pero ante todo tienes que conocer a tu jefe para saber lo que le puede gustar o no y olvidar iniciativas que para ti seria lo ++ y para el todo lo contrario.
Estoy buscando un blog donde podria comentar una queja sobre el engaño de unas encuestas telefonicas
gracias,
Blog de quejas no lo conozco,pero si un foro de quejas.Tienes el siguiente Foro de quejas que es muy concurrido y visitado.
Muchas gracias por tu respuesta, me conectaré.
Hay tantas anegdotas en la vida laboral de una secretaria. Mando muchos animos a todas las secretarias.
A mi jefe, le tenia mucho miedo los primeros meses. Es muy estricto y duro. Cada persona que entraba en su despacho salia muy marcado o incluso llorando.
Me alegro haber aguantado. Para mi ha sido y es un gran reto profesional.
Bueno, esperamos que te animes a contarnos tus experiencias para que puedan ser útiles a otras compañeras /ros. Muchas gracias a ti. Un saludo.
por supuesto que me animo. Por ejemplo:
Bajo instrucciones de mi jefe, a veces tengo que ser mas amable de lo normal (profesionalmente claro)con ciertas personas claves para el negocio.
Llevaba mucho tiempo sin ver a un contacto. Pues llame simplemente para saludar y tomar noticias.
El día siguiente mi jefe me pregunto le llamaste. ¿Por qué le llamaste? Si es personal no quiero saberlo.
Fue un momento en los que no te deja la palabra. Que desconfia a lo mejor. Se formo una pelota con esa llamada inocente.
Resulta que habia metido la pata por completo. Habia una información que desconocia... no hiban a tratar mas asuntos de trabajo.
Entonces, el contacto penso que yo le habia llamado de parte de mi jefe.
Y mi jefe estaba totalmente desubicado.
Quiza fue un error por mi parte. Las secretarias tenemos acceso a mucha informacion confidencial pero no estamos en la mente de nuestro jefe. Y bueno, esta en su derecho darme la información que cree necesaria y no toda la información.
Que os parece
Yo creo que la relación jefe-secretaria es muy personal y depende mucho de la psicología y tipo de personalidad de ambos, especialmente la del jefe, ya que la secretaria debe adaptarse en gran medida a la primera. Sin duda. la discrección, prudencia y mesura en las actuaciones de una secretaria/o son muy importantes. El ejemplo que das es muy bueno. Lo que pasa por la mente del jefe es muy dinámico. Por la mañana puede tener una cosa en la cabeza y por la tarde otra distinta. Un amigo pasa a no serlo tanto y un enemigo puede ser una pieza indispensable con la que hay que jugar en un momento dado por el bien de la empresa. Yo creo que una secretaria debe tener una mezcla de intuición y prudencia que pueda guiarle por el camino que pueda ayudar a su jefe. Hay ua cosa seguro: A determinados jefes le cambian la secretaria y son menos jefes :)
Yo no soy secretaria pero donde yo trabajo ayudo en bastantes secciones y tambien ayudo a las secretarias de direccion de mi trabajo y me caen super bien se llama isa y cinta
Jessi
Yo también estudie tres años y al egresar solamente ya estuve trabajando en un estudio de abogados pero es duro al inicio porque mi jefa la administradora era una gritona, salí corriendo de allí, después me han tocado jefes de mejor carácter felizmente lo importante es la empatía y ser lo más eficiente posible y claro no meterse en chismes, estar al tanto sí por si aca; hace 3 años me toco la maternidad y bueno aún estoy en casa regrese hace un año pero ahora se me hace difícil regresar por mi hija... ya sea por no tener con quien dejarla o porque la voy a extrañar demasiado.
Saludos a todas y a todos los secretarios que han comentado sus experiencias,puntos de vista y consejos permitanme comentar mi experiencia que tuve con un Jéfe hace no mas de 2 años. Yo era un secretaria muy eficiente,puntal, y aquellos valores profesionales que aprende uno en la Academia pero mi jefe no buscaba una secretaria si no una amante,un día el me pidio que tuviera sexo oral a lo que me nege rotundamente inmediatamente le llamo al encargado y este después hablo conmigo y me dijo sabes el Jefe requiere que lo consientan a lo que le dije yo no soy una chica de la vida alegre yo soy una secretaria que presta sus servicios dignamente al otro día mi jefe me dijo que si decia algo la hiba a pasar mal que podia pasarme algo, asi estuve cerca de tres meses aguantando la presión por que el queria correrme al más minimo error hasta que un dia estaba sacando copias y el se me acerco por detras y me agarro mis nalgas yo me quede fría el lo seguia haciendo luego se puso detras mio y empezo a restregarseme yo quede paralizada y me dijo al oido que le gustaba mucho y que si me portaba bien el podia darme muchas cosas cuando el salio me puse a llorar yo apenas habia salido de la academia tenia 18 años en la academia no enceñaron a vestir formal no se por que me paso yo tengo la cadera ancha y pues si tengo pompa aveces reniego de eso solo se que mi Jefe me sigue tocando y ya estoy harta ya no tolero esta situación ya se lo hice ver, tengo miedo, la verdad no se que hacer porfavor ayudenme.
att. Griselda Mendez Beltrain
Griselda, los inetentos de abusos de jefes a secretarias son muy frecuentes. Mi consejo: párale los pies radicalmente, denúncialo por acoso y, si puedes, mucho mejor, cambia de trabajo. Si dejas hacer en vez de su secretaria te convertirás en otra cosa: p... barata de tu jefe.
hola a todos
quiero comentarles que soy una persona que no estudie mucho , pero que con el tiempo y la oportunidad que me han dado varias personas para trabajar como auxiliar de secretaria he aprendido mucho por lo cual me atrevo a decir que ser una secretaria no es cosa facil. llevo trabajando 3 años consecutivos en la misma empresa, donde mi jefe es una persona muy estricta para el trabajo y que desde un principio sabia que me enfrentaba a algo desconocido para mi por saber que yo tenia la responsabilidad de ser ahi su brazo derecho lo cual me causaba una enorme emocion por que me estaba tomando encuenta. he aprendido a ponerme en sus zapatos y leerle el pensamiento lo que a el lo hace estar feliz con mi trabajo ya que le ahorrro mucho tiempo relacionado a cosa de la empresa ademas de dinero claro esta. Esto es lo mejor para mi que cada dia que pasa me doy cuenta como me valora mi jefe y no solo el si no toda la gente que esta a nuestro alrededor.
HOLA A TODOS. QUISIERA CONTARLES QUE NO ESTUDIE ESTE CAMPO DEL SECRETARIADO PERO ME ESCOGIERON O MEJOR DICHO ME DIERON UNA OPORTUNIDAD PARA TRABAJAR CON ESTO... LA VERDAD ME HA DADO DURO PERO ME HE DEFENDIDO, ASI CON EL TIEMPO HE APRENDIDO COSAS QUE ANTES NO HACIA. AHORA QUIERO ESTUDIAR ESTO O ALGO MAS OSEA SALIR ADELANTE.
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